Oplossingen

///Oplossingen
Oplossingen2017-03-14T19:05:33+00:00

Oplossingen/aanpak PSA

PSA kan leiden tot werkstress. Dit kan schadelijk zijn voor een organisatie. Medewerkers kunnen hierdoor uitvallen, waardoor kennis uitstroomt, (verzuim-) kosten stijgen en imago schade ontstaat. In dit hoofdstuk wordt verder toegelicht hoe PSA in de diverse risicogebieden werkt en welke oplossingsrichtingen mogelijk zijn. zijn. Een uitwerking van de concrete oplossingen volgt in de hierop volgende paragrafen.

Werkdruk
Werkdruk wordt bepaald door de combinatie van kenmerken van het werk en van de medewerker of een groep medewerkers. Hiervoor kan een individuele of een groepsgerichte (maatwerk) aanpak nodig zijn. In het werk wordt de belasting door verschillende factoren bepaald.

Om te beginnen de inhoud van het werk: hoe moeilijk of gemakkelijk is het werk, sluit het goed aan op de capaciteiten van een medewerker, wat is de omvang van het werk in relatie tot de tijd die er voor staat.

Daarnaast de organisatie van het werk: is het werk efficiënt georganiseerd, zijn er veel verstoringen, kan de medewerker zelf knelpunten of problemen oplossen, hoe gaat het met de communicatie met leiding en medewerkers. Of de medewerker hierdoor wordt belast, is afhankelijk van wat de medewerker aan kan (de individuele draagkracht / belastbaarheid). Deze wordt bepaald door bijvoorbeeld lichamelijke en geestelijke capaciteiten, persoonlijkheidskenmerken en het vermogen om met veranderingen of problemen om te gaan. Persoonlijke omstandigheden en de mogelijkheden om een goede balans tussen werk en privé te bereiken kunnen eveneens van invloed zijn.

In onderstaand schema wordt aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden de relatie tussen werkdrukfactoren en werkstress toegelicht.

Werkdrukfactoren die tot werkstress kunnen leiden
Factoren Praktijkvoorbeelden
Organisatie van het werk (de inrichting van werkprocessen en de formatie) • Werkzaamheden worden voortdurend verstoord door storingen aan machines, ontbreken materialen / grondstoffen, overleg e.d.
• Medewerkers kunnen niet zelf problemen / storingen (veilig) oplossen
• Medewerkers worden niet / laat op de hoogte gesteld van planning en veranderingen daarin
• Ontbreken van inspraak en medezeggenschap over organisatie van het werk bijv. via werkoverleg
• Communicatie (tussen collega’s onderling / tussen leiding en medewerkers) over het werk loopt niet goed, waardoor misverstanden en fouten ontstaan
Inhoud en werklast (de hoeveelheid werk die door iemand in een periode moet worden gedaan) • Te veel werk in verhouding tot de hoeveelheid tijd, die er voor staat
• Te veel werk in verhouding tot het aantal mensen, die het moeten verrichten
• Werk is te complex om in de gestelde tijd te vervullen
• Werkomstandigheden staan op gespannen voet met eisen aan kwaliteit / complexiteit werkzaamheden
• Structureel overwerk
• Onvoldoende tijd om te herstellen van zware / drukke omstandigheden
• Ongelijke takenpakketten tussen medewerkers, mogelijk in combinatie met geringe flexibiliteit in het overnemen van werkzaamheden
• Onvoorspelbare inzet van medewerkers
Draagkracht (de mate waarin een medewerker kan worden belast) • Werkpakket is te complex of juist te eenvoudig in verhouding tot vaardigheden / kennis van betreffende persoon (medewerker is onvoldoende gekwalificeerd of juist overgekwalificeerd voor het werk)
• Onvoldoende mogelijkheden voor balans tussen werk en privé
• Medewerkers bezitten onvoldoende vaardigheden om eigen werk goed te plannen
• Motivatieproblemen door werkonzekerheid
• Persoonlijke factoren, zoals problemen thuis, ziekte e.d.
• Algemene desinteresse of negatieve werkhouding
Tabel 1 Werkdrukfactoren met praktijkvoorbeelden

Aanpak van werkdruk
Het voorkomen van werkstress ten gevolge van werkdruk begint met het herkennen van de signalen (zie bijlage 1: checklist signalen PSA). Het is van belang dat het onderwerp werkdruk bespreekbaar wordt gemaakt.

In onderstaande tabel worden een aantal belangrijke oorzaken en mogelijke oplossingen genoemd.

Werkdrukfactoren en bijbehorende maatregelen
Factoren Mogelijke oplossingen
Nog niet bekend Inventariseren en analyseren:
• Gebruik beschikbare bronnen zoals functioneringsgesprekken, werkoverleg, verzuimgegevens, signalen bedrijfsarts
• Onderzoek tevredenheid medewerkers of werkbeleving
• Diverse vragenlijsten
Organisatie van het werk • Optimaal organiseren, bijvoorbeeld volgens lean of six sigma
• Vergroten en verduidelijken van regelmogelijkheden medewerkers
• Verbeteren informatievoorziening en communicatie
• Invoeren en handhaven van werkoverleg
• Verbeteren procedures, hulpmiddelen en systemen
• Verbeteren intern overleg (afdelings overstijgend)
• Invoeren systeem kwaliteitsmanagement
Werklast • Aanpassing interne werktijdenregelingen
• Efficiënter roosteren
• (Tijdelijk) inschakelen extra medewerkers
• Stress & time management (bijlage 7)
Draagkracht • Afspraken scholing / begeleiding medewerkers
• Opzetten / verbeteren scholings-/opleidingsplan
• Invoeren en onderhouden van jaarlijkse functioneringsgesprekken
• Introduceren / verbeteren mogelijkheden voor balans werk/privé
• Werkdruk bespreekbaar maken
Tabel 2 Werkdrukfactoren en oplossingen

Ongewenst gedrag
In de wet wordt ongewenst gedrag omschreven als: ‘handelingen van een groep of van een individu, gericht tegen een of meerdere personen die deze handelingen als bedreigend, vernederend of intimiderend ervaren’. Ongewenst gedrag veroorzaakt een slechte sfeer binnen een bedrijf, waardoor de werkverhoudingen verstoord kunnen raken. Problemen met motivatie, ziekteverzuim, en hoog verloop onder het personeel kunnen het gevolg zijn.

Wat mensen ervaren als ongewenst kan per persoon verschillen. Voor de één is een opmerking kwetsend, terwijl een ander daar geen last van heeft. Duidelijkheid in de organisatie wat leiding, maar ook medewerkers zelf verstaan onder ‘ongewenst gedrag’ is daarom belangrijk.

Hieronder worden de in hoofdstuk 1 genoemde vormen van ongewenst gedrag toegelicht:

• Pesten. Dit begrip moet ruim opgevat worden. Een enkel pesterijtje valt hier niet onder. Het gaat om herhalend gedrag met de bedoeling om de ander(en) te kwetsen, te vernederen of te isoleren. Dat kan op verschillende manieren:
– Werken onaangenaam of onmogelijk maken. Hieronder vallen opzettelijke gedragingen die gericht zijn tegen de betreffende collega zoals bijvoorbeeld: iemand altijd de rotklussen laten doen, iemand telkens de schuld geven van dingen, die niet goed zijn gegaan, het niet doorgeven van telefoontjes, het wissen van bestanden en het manipuleren van arbeidsresultaten.
– Bespotten en beledigen. Een grappige opmerking wordt kwetsend, door herhaling of door de manier waarop deze opmerking geplaatst wordt. Hierdoor kunnen een opmerkingen over iemands uiterlijk, gedrag, manier van praten of lopen tot grote schade bij de betreffende collega leiden.
– Roddelen en geruchten verspreiden wordt ongewenst en schadelijk als hiermee mogelijk iemands reputatie geschaad kan worden.
– Sociaal isoleren. In een bedrijf hebben medewerkers behoefte aan acceptatie en respect van collega’s. Als iemand stelselmatig uit de groep geweerd wordt en bijvoorbeeld genegeerd wordt of herhaaldelijk buitengesloten wordt bij groepslunches etc., dan kan dit als kwetsend of grievend worden ervaren.
• Discriminatie kan in een bedrijf bewust of onbewust voorkomen. Dan gaat het om te beginnen om opmerkingen over iemands geaardheid, huidskleur, geslacht of afkomst. Mensen kunnen anders behandeld worden om dezelfde reden (bijv. buitensluiten bij gesprekken, in pauzes, bij vieringen).Vooroordelen kunnen daarnaast onbewust wervings- en selectiegedrag beïnvloeden (bijv. bij taakverdelingen of promoties).
• Agressie en geweld: hierbij worden medewerkers psychisch, verbaal of fysiek bedreigd of lastig gevallen. Dat kan bijvoorbeeld door te schelden of iemand vast te pakken, maar ook door te bedreigen (bijv. om pressie uit te oefenen) of te irriteren. Met geweld worden acties bedoeld die erop gericht zijn verwonding of schade te (kunnen) veroorzaken. Dan gaat het bijvoorbeeld om slaan, bijten, hard duwen, schoppen, voorwerpen gooien e.d.
• Seksuele intimidatie is het intimideren (ofwel vrees aanjagen) door seksueel getinte uitlatingen die verbaal, non-verbaal of lichamelijk kunnen zijn.

Aanpak van ongewenst gedrag
Het aanpakken van ongewenst gedrag is maatwerk, dat afgestemd moet worden op de plaats en intensiteit waarin ongewenst gedrag in de organisatie voorkomt.

In het algemeen geldt dat de bedrijfsleiding een duidelijk standpunt zal moeten innemen en uit zal moeten dragen dat ongewenst gedrag niet wordt geaccepteerd. Dit kan bijvoorbeeld door het opstellen van een gedragscode. Belangrijk is dat ongewenst gedrag bespreekbaar wordt gemaakt, bij voorkeur al vanaf het moment dat de gedragscode wordt opgesteld. Discussies over de inhoud van zo’n gedragscode dragen al bij aan de acceptatie hiervan. Het simpelweg van bovenaf in de organisatie ‘droppen’ van een gedragscode is af te raden, omdat in de praktijk is gebleken dat een gedragscode op zo’n manier maar weinig effect heeft.

Leidinggevenden kunnen worden getraind om ongewenst gedrag te herkennen en in een vroeg stadium aan te pakken. Door het geven van voorlichting kan ongewenst gedrag aan medewerkers worden duidelijk gemaakt. In bijlage 6: ‘gewenst gedrag’ en bijlage 8: ‘voorkomen van ongewenst gedrag’ wordt hier verder op ingegaan.

Het melden van ongewenst gedrag dient bij de direct leidinggevende te gebeuren. Indien nodig kan de verantwoordelijke manager of directeur hierin worden betrokken. Voor uitzonderlijke gevallen waarin problemen niet met leidinggevende(n) besproken kunnen worden, moet er een vertrouwenspersoon worden aangesteld. Het is verder raadzaam om een sanctiebeleid vast te stellen dat –indien nodig- kan worden toegepast.